Kennst du das? Du arbeitest bis spät in die Nacht, hackst fleißig Aufgaben auf deiner To-Do-Liste ab, und trotzdem wird sie immer länger. Es fühlt sich an, als wärst du in einem Hamsterrad gefangen, aus dem du einfach nicht aussteigen kannst. Wenn dir das bekannt vorkommt, dann ist dieser Blogbeitrag genau für dich. Denn heute zeige ich dir eine Anleitung, wie du eine To-Do-Liste erstellst, die dein Business wirklich voranbringt – und nicht nur deinen Stresslevel erhöht.
Schritt 1: Alles aus dem Kopf*
Bevor du mit der To-Do-Liste loslegst, verschaffe dir einen Überblick über alle anstehenden Aufgaben. Und damit meine ich wirklich alles, was dir im Kopf herumschwirrt:
- Business-Aufgaben
- Private Dinge
- Ideen, die du irgendwann umsetzen möchtest
Schreibe alles auf – auch die Dinge, die dir unangenehm sind oder die du immer wieder aufschiebst. Nimm dir Zeit dafür, denn oft fallen dir Aufgaben erst nach und nach ein.
Mein persönlicher Tipp: Wenn du im Homeoffice arbeitest, kennst du sicher den Drang, plötzlich die Wohnung aufräumen oder putzen zu müssen. Um diesen Ablenkungen vorzubeugen, schreibe auch private Aufgaben auf. So hast du alles aus dem Kopf und kannst dich fokussiert an die Arbeit machen.
Schritt 2: Erstelle eine erste Entwurfsliste
Nachdem du alle Aufgaben notiert hast, beginne, sie grob zu sortieren. Dafür teile ich meine Aufgaben in drei Kategorien ein:
- **Business** (rote Markierung)
- **Privat** (gelbe Markierung)
- **Ideenliste** (grüne Markierung)
Die Business-Liste umfasst alles, was direkt mit deinem Unternehmen zu tun hat. Die private Liste enthält Dinge wie Haushalt oder Arzttermine. Auf die Ideenliste kommen Projekte, die du gerne angehen würdest, die aber keine Dringlichkeit haben. Diese Liste ist besonders wertvoll, weil du hier kreative Ideen festhältst, ohne dich sofort damit zu belasten.
Ob du dabei Papier oder digitale Tools wie Things oder Evernote nutzt, ist dir überlassen. Ich persönlich bin wieder auf Papier umgestiegen, weil es mir hilft, klarer zu denken. Aber das ist Typsache – probiere aus, was für dich funktioniert.
Schritt 3: Priorisieren mit der 1-2-3-Methode
Jetzt kommt der entscheidende Schritt: Priorisierung. Es ist verlockend, sich erst den einfachen oder angenehmen Aufgaben zu widmen, aber das bringt dich langfristig nicht weiter.
Stattdessen frage dich ehrlich:
- Welche Aufgabe ist heute wirklich entscheidend?
- Was muss ich erledigen, um bei Projekt XY voranzukommen?
- Welche drei Aufgaben müssen unbedingt abgeschlossen sein, damit ich zufrieden Feierabend machen kann?
Teile deine Aufgaben entsprechend in drei Kategorien ein:
- Wichtig und dringend (muss sofort erledigt werden)
- Wichtig, aber nicht dringend (kann zeitlich geplant werden)
- Weniger wichtig (kann später oder in konzentrierungsschwachen Phasen bearbeitet werden)
Schritt 4: Zerlege die Liste in handliche Häppchen
Eine endlos lange To-Do-Liste kann schnell überfordernd auf dich wirken. Deshalb teile ich meine Aufgaben in Monats-, Wochen- und Tageslisten auf:
- Monatsliste: Enthält alles, was im Laufe des Monats erledigt werden muss (z. B. Steuerunterlagen einreichen).
- Wochenliste: Fokussiert auf Projekte, Kund:innen und Ziele, die in der aktuellen Woche Priorität haben.
- Tagesliste: Konkrete, kleine Schritte, die dich zu deinem Wochen- und Monatsziel bringen.
Mein persönlicher Tipp: Verwende farbiges Papier für mehr Übersicht. Bei mir ist die Monatsliste orange, die Wochenliste grün und die Tagesliste weiß. So finde ich schnell, was ich brauche.
Schritt 5: Schreibe Listen vor
Um stressfrei in die Woche zu starten, schreibe deine Tages- und Wochenlisten vor. Ich mache das entweder am Freitagabend (um das Wochenende wirklich frei zu halten) oder am Sonntagabend. So weiß ich Montagmorgen sofort, wo ich weitermachen muss – ohne Zeit zu verschwenden.
Schritt 6: Halte spontane Einfälle fest
Du kennst das: Im Auto oder beim Spazierengehen fällt dir plötzlich etwas ganz wichtiges ein, dass du dringend noch erledigen wolltest – und später hast du´s dirket wieder vergessen. Hier hilft ein Notizbuch oder dein Smartphone. Notiere spontane Ideen sofort und überlege später, ob sie wirklich wichtig sind. So entlastest du deinen Kopf und kannst dich besser auf das Hier und Jetzt konzentrieren.
Warum diese To-Do-Liste funktioniert
Diese Methode hilft dir, klare Prioritäten zu setzen und dich auf das Wesentliche zu konzentrieren. Statt dich in Kleinigkeiten zu verlieren, arbeitest du gezielt an den Dingen, die dein Business wirklich voranbringen. Und das Beste: Du fühlst dich nicht mehr von deiner To-Do-Liste erdrückt, sondern behältst die Kontrolle.
Dein Fahrplan zur Klarheit und Leichtigkeit
Mit dieser To-Do-Liste gewinnst du nicht nur Kontrolle über deinen Arbeitsalltag zurück, sondern auch Leichtigkeit. Du wirst feststellen, wie viel produktiver und zufriedener du bist, wenn du dich auf das konzentrierst, was wirklich zählt – anstatt dich von einer scheinbar endlosen Liste stressen zu lassen.
Doch was du vielleicht am meisten brauchst, ist Vertrauen in dich selbst.
Vertrauen, dass du nicht jede Aufgabe auf einmal lösen musst. Vertrauen, dass du genau weißt, welche Schritte dein Business voranbringen. Und Vertrauen, dass du dir Unterstützung holen darfst, wenn es sich schwer anfühlt.
Wenn dir das Sortieren, Priorisieren oder Fokussieren schwerfällt, dann lass uns gemeinsam schauen, wie wir deine Aufgaben wieder in Balance bringen können. Im STRESS U LESS-Call erarbeiten wir einen klaren Plan, der dich entlastet und dir zeigt, wie du mit Struktur und Ruhe die Chefin deiner Aufgaben bleibst.
Ich bin für dich da, um deinen nächsten Schritt zu gehen.